Ежедневные планерки

  • цели
  • задачи
  • результат

На своих проектах по Построению Управлению и Развитию отделов Продаж мы вводим 3 основных типа совещаний

  • Ежедневные (планерки)
  • Еженедельные (по понедельникам)
  • Ежемесячные (первая среда месяца)

Сегодня мы расскажем вам о ежедневных совещаниях.

Цель данной статьи создать из системы совещаний систему эффективных связей, а не поглотитель времени.

Итак, коллеги руководители и собственники компаний и функций.

Основные задачи ежедневных совещаний:

  1. Подведение итогов предыдущего дня;
  2. Разработка по PDCA конкретных действий для «выравнивания» факт/план;
  3. Планирование основных задач на сегодня;
  4. Мотивация и заряд энергией на день.

Важно!

  1. После совещания – сразу «в бой»! Потому все чай-кофе-перекурим – до совещания;
  2. Все, участвующие в совещании приходят на работу за 10-15-20 минут до начала совещания для подготовки и моционов, описанных в пункте 1.

Итак

  • Ежедневное собрание должно длиться не более 30 минут. Оно должно быть информативным и 
проходить в хорошем темпе. За время проведения собрания сотрудники должны:

o Обсудить результаты работы за предыдущий день (показатели – промежуточные + итоговые), работа с отчетностью активность, воронка продаж (разрез сотрудников, каналов продаж ).

o Поставить планы на текущий день.

o Принять решение по оперативным вопросам.

o Экстренные новости компании.

4 Правила ежедневных совещаний

  1. Частота. Каждый день.

Только так и ни как иначе. Проводя совещания с этой частотой вы начинаете формировать в подразделении совершенно четкую систему. Планирование и Отечность.

Ваши сотрудники должны быть готовы вступить в результативный рабочий день совершенно четко. Правильно проведенная Планерка – отличный для этого инструмент.

  1. Регламент.

Регламент – это один из элементов помогающий поднять эффективность во всем.

Планерка – это то, в чем регламент совершенно точно необходим.

В данном случае регламент описывает и предусматривает 2 основных вводных:

  • контент – вопросы, которые обсуждаются закрепляются в регламенты темами и очередностью (для того, чтобы Вас, как руководителя, не уводили в сторону не нужными обсуждениями и рассуждениями)
  • тайминг – каждый вопрос базисно обсуждается определенное время с каждым. Если необходимо для кого-то больше времени – то лично после планерки, когда все остальные уже «продают».

Сотрудники будут всегда готовы к планерке, как это и описывается регламентом.

Они четко знают какие вопросы будут обсуждаться. Со временем, они ,даже, будут знать вопросы, которые им задаст руководитель и будут превентивно иметь ответы и на них).

Эффективность совещаний поднимается очень высоко.

Результативность бизнеса – колоссально.

  1. Темп, он же ритм.

Все бегут с одним ритмом.

Иногда мы на проектах проводим эксперименты и включаем динамичную музыку. Результаты интересны. Люди говорят быстрее и структурируют свои мысли. Единственный минус ….иногда начинают подпевать…. Ищем теперь ритмичную музыку без слов. Проведем 10-15 совещаний с музыкой и без, замерим результаты и поделимся с вами ими.

Темп совещания важен. Динамика и структура важна. Особенно вначале и в конце совещания. В начале настраивает на темп самого совещания, а в конце на рабочий темп.

Этот темп задаете Вы, как руководитель. И поддерживаете его. Как только понимаете, что динамика теряется, — включаетесь вопросами, спичем, корректирую темп.

В какой –то момент ваши сотрудники привыкнут к тому, что на совещаниях у вас именно ток.

  1. Цифры. Отчеты.

Цифры. Планы.

Все показатели произносятся в привязки к цифрам. Это касается и планов и отчетов. «Мы провели несколько меньше встреч, чем запланировали», «Дебиторская задолженность чуть больше, чем мы рассчитывали», «Все запланированные переговоры провести не удалось» …

Вы еще пьете такую чушь с утренним кофе?

Заканчиваете.

  • Заканчивайте пить кофе на планерках. У вас 30 минут на эффективную работу, определяющую результат , а не на размешивание сахара, «сербанье» кофе и попытки проснуться на совещании.
  • Позволять кому-то быть не компетентным на работе.

Александр Фридман однажды дал отличное определение результата по-русски – это отсутствие результата и красивый̆ рассказ о том, почему не получилось

По основным задачам, запланированным к выполнению на предыдущий день – отчет – выполнено/ не выполнено. Не выполнено – системная ошибка или нет. При этом выполнено считается также, как и постановка задачи – SMART.

  1. Мотивация

В завершении планерки Вы должны «зажечь» всех.

В состоянии «победить» должны садиться за рабочее место или выезжать на встречу к клиенту.

Вы управляете ими. Вселяйте в них это состояние